Comarch ERP – konfiguracja modułów i dostosowanie do procesów organizacji
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem przetwarzania wielu rodzajów informacji. Dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw i rozliczeń muszą być obowiązujące, a ich poprawność wpływa na codzienne decyzje. Gdy poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi, te same informacje mogą być wprowadzane kilka razy, co zwiększa ryzyko pomyłek.
Jednym ze sposobów organizacji takich procesów jest wykorzystanie zintegrowanych systemów informatycznych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania, które mogą służyć do obsługi wybranych zadań administracyjnych, handlowych i finansowych. Przy analizie ich zastosowania warto rozpocząć od ustalenia, gdzie powstają dane, kto odpowiada za ich aktualizację i w jakiej formie są przekazywane między pracownikami. Takie rozpoznanie umożliwia określić, czy problem wynika z ograniczeń używanych narzędzi, czy raczej z przyjętego sposobu organizacji pracy.
W systemach zarządzania przedsiębiorstwem istotne znaczenie ma powiązanie informacji pochodzących z różnych sekcji działalności. Comarch ERP to grupa rozwiązań, których funkcje mogą obejmować sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość, kadry albo procesy produkcyjne, zależnie od konkretnego produktu i konfiguracji. W praktyce istotne jest uwarunkowanie, które dane mają być wspólne dla kilku działów. Np zmiana warunków zlecenia może wymagać aktualizacji informacji stosowanych przez sprzedaż, magazyn i księgowość. Jeżeli właściwie każdy obszar prowadzi własną ewidencję, uzgodnienie rozbieżności zajmuje dodatkowy czas. Integracja nie oznacza natomiast, że wszystkie czynności odbywają się w sposób automatyczny. Część operacji wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika, a zakres automatyzacji zależy od ustawień oraz powiązań między modułami. Przed wyborem rozwiązania powinno się również sprawdzić, czy obsługuje ono wykorzystywane formaty dokumentów, wymagane raporty i obieg informacji z pozostałymi aplikacjami.
Przy zmianie systemu informatycznego sporym wyzwaniem bywa przeniesienie dotychczasowych danych. Wdrożenia Comarch mogą wymagać przygotowania kartotek towarów, list kontrahentów, cenników, sald i historii operacji. Nie wszystkie informacje muszą zostać przeniesione w takim samym zakresie. Decyzja zależy między innymi od potrzeb raportowych, zadań związanych z przechowywaniem dokumentacji oraz sposobności technicznych nowego środowiska. Przed migracją należy sprawdzić, czy dane nie zawierają duplikatów, pustych pól albo nieaktualnych oznaczeń. W przeciwnym przypadku wcześniejsze niedociągnięcia mogą zostać przeniesione do nowego systemu i ujawnić się dopiero podczas wystawiania dokumentów albo przygotowywania zestawień. Następnym elementem są testy realizowane przykładowoach odpowiadających powszechnym zadaniom. Warto sprawdzić nie tylko i wyłącznie standardową sprzedaż czy przyjęcie towaru, lecz też korekty, zwroty, anulowanie dokumentów i nietypowe sytuacje rozliczeniowe. To właśnie na takich przypadkach na prawdę często widać, czy przyjęte ustawienia odpowiadają rzeczywistym zasadom działania przedsiębiorstwa.
Na sposób korzystania z systemu wpływają również kompetencje pracowników i podział odpowiedzialności. Jeżeli kilka osób może przemieniać te same dane, potrzebne są jasne reguły określające, kto zatwierdza zmiany i w jaki sposób można sprawdzić ich historię. Znaczenie ma także dopasowanie uprawnień do zakresu obowiązków, ponieważ dostęp do wszystkich funkcji nie jest konieczny zainteresowanym osobom użytkownikowi. W pierwszym okresie pracy z nowym rozwiązaniem mogą pojawiać się pytania dotyczące raportów, poprawiania dokumentów albo obsługi wyjątków od standardowej procedury. Dlatego przygotowanie rozpiski dla konkretnych stanowisk może być równie istotne jak samo szkolenie z obsługi kodu. Należy również uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów i rozwój firmy. Rozbudowa magazynu, uruchomienie kolejnego kanału sprzedaży czy zmiana sposobu rozliczania produkcji mogą wymagać dopasowania wcześniejszych ustawień. Ocena działania systemu powinna zatem obejmować nie tylko poprawność jego funkcji, niemniej jednak także jakość wprowadzanych danych, czas wykonywania zadań i liczbę czynności, które wciąż trzeba realizować poza nim.
Polecam: obsługa it firm łódź.
